Los acuerdos de la Junta de Propietarios vinculan a la Comunidad, y por ello, de alguna forma, deben quedar registrados y guardados, por si en un futuro, es preciso volver a re-leerlos, interpretarlos...

Todo esto está tratado en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal

Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.

CONTENIDO DE LAS ACTAS

Lo que el Acta de la Junta debe poner es JUSTO lo que en la reunión ocurrió, ni más, ni menos. Así­ mismo, en el Acta se deberá poner otro tipo de datos, como es la fecha y lugar, orden del día, participantes, etc, etc.

Según la Ley, el acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así­ como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
• El orden del día de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así­ como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Para mas información, ver el tema convocatoria de una Junta

El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo en el procedimiento establecido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal.

SUBSANACIÓN DE ERRORES

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así­ como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario.

Como es obvio, la substancian es siempre en el sentido de CORREGIR algún aspecto, o detalle que se hablara en la Junta y que no está reflejado en el Acta, pero en ningún caso se puede subsanar algo que en realidad no ocurrió.

Ejemplo: se puede subsanar una opinión que un propietario dijo en la Junta, en el sentido de que en el Acta no está expresado tal cual la dijo, pero no se puede subsanar el Acta variando el número de asistentes, o el resultado de la votación.

Dicha substancian deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios; que deberá ratificar la substancian.

CUSTODIA DEL LIBRO DE ACTAS Y PLAZO

El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. A este respecto cabe indicar que si no existe la figura del Secretario, pueden custodiar el libro de actas tanto el Presidente, como el Administrador.

Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamiento y demás documentos relevantes de las reuniones.